Intervento di Cristina Giavoni - Gruppo di lavoro e Biblioteca di Cologno Monzese

In questo mio intervento vi illustrerò lo stato dell’arte del Gruppo di Lavoro per la creazione di una collezione di reference per biblioteche pubbliche piccole e medie. Questo gruppo, per l’appunto, è stato costituito nell’Aprile 2004 dalla Provincia di Milano in collaborazione con l’AIB-Sezione Lombardia ed è coordinato da Paola Gargiulo; ne fanno parte 13 bibliotecari di biblioteche pubbliche lombarde di varie dimensioni che lavorano prevalentemente a distanza, tenendosi in contatto attraverso una mailing-list (anche se presto sarà messa a disposizione una pagina web a supporto del lavoro svolto dove andranno inseriti i vari documenti elaborati dal gruppo), ma che pure si incontrano periodicamente presso gli spazi messi a disposizione dalla Provincia.

Il Gruppo è nato da un’esigenza fortemente sentita dai bibliotecari e ben esplicitata dalla tutor qui presente, Paola Gargiulo, quella cioè di avere delle linee guida e dei riferimenti bibliografici per la scelta dei repertori di consultazione (nonostante come ben sappiamo non ci sia un limite preciso agli strumenti o alle risorse che si possono utilizzare per il reference, vogliamo qui intendere le opere di reference in senso stretto, vale a dire enciclopedie, dizionari, repertori bibliografici cartacei, fonti statistiche, cronologie, atlanti, mappe… sono naturalmente comprese anche le risorse elettroniche, locali e remote). Dal gruppo è emersa infatti una difficoltà comune nel far fronte ad alcune richieste dell’utenza (in riferimento in particolare al reference statistico, alle ricerche iconografiche etc.) soprattutto a causa dell'assenza di strumenti di consultazione adeguati che agevolino al massimo l’incontro tra utenti e informazioni; l’obiettivo è proprio quello di definire uno strumento utile ed agevole rivolto ai bibliotecari di biblioteche pubbliche piccole-medie (che servono una popolazione non superiore ai 50000 abitanti) per la costituzione di una collezione di reference di base, una guida alle fonti informative, un sussidio per la scelta e l’incremento organico del patrimonio di consultazione.

Gli incontri preliminari del Gruppo di Lavoro sono serviti ad analizzare e a valutare lo stato dell’arte del servizio di informazioni nelle varie biblioteche rappresentate; insieme abbiamo individuato gli aspetti salienti da considerare (risorse umane e finanziarie dedicate al servizio, utilizzo di una gestione elettronica delle richieste, tempi di front e di back-office, volumi presenti nelle sezioni “consultazione” e “quick reference”sul totale della collezione, presenza di un regolamento di servizio etc.) ed è stato redatto un documento statistico riassuntivo delle schede descrittive delle biblioteche. Questo documento ci ha aiutato a confrontare i risultati della nostra indagine, a far emergere i problemi e le difficoltà comuni a tutti, quali per esempio, la mancanza di un budget definito per il reference, la non definizione della percentuale del patrimonio costituita da opere di reference, l’assenza di statistiche o regolamenti di servizio, i problemi nella misurazione dei tassi di effettivo utilizzo dei documenti. Tra le difficoltà, sicuramente, rientravano anche la carenza di criteri di selezione per le opere della sezione consultazione: gli strumenti a nostra disposizione sono di fatto scarsi e nella maggior parte dei casi obsoleti . Ci siamo rivolti anche ad altre realtà biblioteconomiche, consultando alcune opere utili allo sviluppo di una collezione di reference, in particolare all’opera francese Développer un fonds de référence en bibliothèque, e a un’opera statunitense intitolata Recommended reference books for small and medium – Sized Libraries and Media Centers Unlimited, che ci hanno fornito validi spunti .

La prima fase del progetto ha riguardato la stesura delle linee guida - di cui è disponibile in questa sede una bozza che potete visionare - che definiscono gli obiettivi di una collezione di reference, la tipologia delle fonti, i criteri di selezione e di aggiornamento, gli strumenti utilizzati per la selezione, il formato dei materiali, il pubblico di riferimento, la lingua, le risorse finanziarie da allocare; il senso delle linee guida è quello di costituire degli standard minimi sulla base dei quali le biblioteche pubbliche di piccola e media grandezza dovrebbero costruire, calibrare le proprie collezioni di reference; su questi stessi standard le collezioni potranno essere valutate e aggiornate.

Abbiamo ritenuto particolarmente importante indicare come raccomandazione quella di riservare all’interno dello stanziamento previsto per l’acquisto del materiale documentario nel bilancio annuale una quota da destinarsi all’incremento della collezione di reference oltre che quella di indicare una percentuale minima sul totale della collezione da riservare ai repertori di reference. Una volta definite le linee-guida, il passo successivo consiste nell’identificare le fonti, la tipologia di repertori, le risorse informative di base da segnalare nei vari ambiti. Nel caso delle risorse elettroniche gratuite in rete si farà riferimento alle iniziative già in corso, ai vari VRD disponibili in Rete, in particolare a Segnaweb, cui il nostro lavoro vuole essere complementare. E’ stata fatta una raccolta e una fusione dei dati bibliografici riferiti alla sezione “consultazione” e “quick reference” delle nostre biblioteche d’appartenza: questo lavoro di valutazione e censimento rappresenta senza dubbio una buona occasione per ripensare alle nostre raccolte e alla loro revisione. Nell’ultimo incontro abbiamo costituito dei sottogruppi formati dai rappresentanti delle diverse tipologie di biblioteche che stanno procedendo all’analisi dei dati bibliografici delle classi Dewey assegnate, all’individuazione delle fonti da segnalare e alla ricerca contestuale di ulteriori opere attraverso gli strumenti disponibili (cataloghi editoriali, bibliografie, Internet e, si auspica, l’aiuto di colleghi di biblioteche specializzate). I titoli segnalati in quella che è prevista essere una pubblicazione sia cartacea che on-line, per garantirne il massimo livello di aggiornamento, saranno ordinati secondo il sistema di classificazione Dewey e saranno accompagnati da una breve scheda descrittiva, di cui si stanno definendo i punti salienti (es. descrizione, struttura dell’opera, contenuti, veste tipografica, maneggiabilità, costo, ecc.). A fianco di ogni risorsa sarà indicata anche la tipologia di biblioteca che dovrebbe possederla all’interno di un sistema bibliotecario, secondo i livelli di approfondimento stabiliti - entra in gioco un problema spinoso, a quanto pare ancora piuttosto comune tra le biblioteche, quello cioè del coordinamento delle politiche di acquisto, anche e soprattutto a livello sistemico, senza il quale è difficilmente attuabile un buon bilanciamento di risorse da offrire alla propria comunità di riferimento . Ci si propone di indicare prevalentemente opere in lingua italiana; solo negli ambiti in cui non esistono risorse informative equivalenti in italiano verranno raccolti materiali in altre lingue, prevalentemente in inglese; verranno inserite solo pubblicazioni in commercio.

Il lavoro che ancora ci aspetta è imponente, ma rappresenta una grande occasione, perlomeno qui in Lombardia, per ragionare, discutere e lavorare insieme su un servizio la cui importanza sicuramente è cresciuta nel corso degli ultimi anni, ma che a mio parere è ancora un po’ sottovalutato e in alcuni casi considerato accessorio . Tutti noi ci auguriamo che il Gruppo di Lavoro non si sciolga al termine di questo ambizioso progetto, ma si ponga ulteriori importanti obiettivi, il prossimo potrebbe essere, per esempio, un monitoraggio sul servizio di reference effettuato dalle biblioteche pubbliche in Lombardia.

La pubblicazione della guida è prevista entro la fine del 2006; sono benvenuti suggerimenti, critiche, proposte di collaborazione anche perché ci piacerebbe estendere il progetto a biblioteche pubbliche di altre regioni.

1. • Regione Lombardia, La consultazione nelle biblioteche pubbliche : proposte bibliografiche, Milano, Mondadori, 1975
   • Guida alla formazione di una biblioteca pubblica e privata : catalogo bibliografico e discografia, Torino, Einaudi, 1981
   • Giuliano Vigini, Opere di consultazione per la biblioteca pubblica, Ed. Bibliografica, 1983
   
   
2. • Développer un fonds de référence en bibliothèque : imprimés, cédéroms, sites Internet, Paris, Editions du cercle de la librairie, 2001
   • Recommended reference books for small and medium –sized libraries and media centers unlimited, Libraries Unlimited 2003
   • Reference Collection Development: A Manual, A project of the Reference Collection Development and Evaluation Committee, Collection Development and Evaluation Section, RUSA
   
   
3. Un altro importante riferimento sarà costituito dalla pubblicazione curata dalla Provincia di Milano Dal Libro alle collezioni: proposta operativa per una gestione consapevole delle raccolte, del 2002.